Na semana passada conversamos como criar as metas, de forma adequada. Se você deseja ler novamente, o artigo da semana passada pode ser lido aqui. Entretanto, como colocar as metas em prática e de forma eficiente?
Uma maneira extremamente simples e funcional. Você precisará apenas dividir seu dia em duas partes e suas atividades em três listas. “Só isso?” Isso mesmo!
Você está pronto para virar a chave agora?
As partes do seu dia
Primeiro vamos dividir o dia. Quando avaliamos o funcionamento de nosso corpo, perceberemos que estamos com maior energia em algumas horas do dia e, com menor energia em outras horas.
Algumas pessoas possuem grande energia pela manhã e costumam ser bem produtivas. Outras podem possuir maior energia durante a tarde ou à noite. Quando estamos em alta performance precisamos reconhecer quando somos mais produtivos e com maior energia disponível. Tenho certeza de que entenderá como óbvia a recomendação para você realizar as coisas mais importantes nos horários com maior energia e produtividade.
Após identificar os blocos dos seus horários com maior energia, classifique-os como ALTO NÍVEL. Os horários com menor energia serão a HORÁRIO MEDIANO. Não são blocos ininterruptos, logo o bloco de ALTO NÍVEL pode ser, por exemplo, das 8 h às 10 h, das 15 h às 18 h e das 22 h às 23h30. O outro bloco HORÁRIO MEDIANO seria, neste caso hipotético, das 10 h às 15 h e das 18 h às 22 h.
Isso pode variar para dias da semana e, nos fins de semana, ou até mesmo alterar em função de projetos que está vivendo no momento. Recomendo que revise constantemente esses blocos de horários.
Durante o fim de semana recomendo identificar os blocos e utilizar apenas parte do ALTO NÍVEL na sua lista correta, que falarei na sequência. O extraordinário deve ser realizado durante a semana, o fim de semana é uma bonificação. Vamos entender, que você deve ter dias para descansar, se seu dia for de segunda e terça por exemplo, esse será o seu fim de semana.
Como identificar isso? Pegue um calendário semanal com horários, e a primeira coisa que você deve fazer é marcar quais são os seus dias de descanso. Nestes dias, marque com uma caneta marca texto quais são os horários que você tem disponibilidade e energia para realizar o que deve ser feito, sem prejudicar o relacionamento social e seus momentos de recuperação necessários.
Agora use uma caneta marca texto, de outra cor, para preencher as horas que julga ser seu pico de energia durante a semana. Não se preocupe em ter quantidade e horários diferentes durante a semana. Reforço, avalie se isso modifica-se durante a semana, pois podemos ter disposição diferente no início e fim da semana.
Você possui neste momento, uma agenda disponível por blocos de energia, vitalidade e produtividade. A Figura abaixo demonstra de forma ilustrativa, como pontos de descanso sábado e domingo (marcados em amarelo), e então os blocos de maior energia. Não confunda esses blocos de horário com disponibilidade, observe que ainda não temos nenhum compromisso adicionado.
Imagem: http://www.canva.com
Criando as três listas
Diariamente, ao olhar as atividades a serem executadas podemos agrupá-las em uma grande lista de coisas a fazer. Essa lista deverá ser dividida em três partes. Ao olharmos a nossa lista de coisas a fazer, precisamos avaliar cada tarefa.
Algumas atividades ao serem executadas possuem baixo impacto nos resultados. Essas atividades podem ser transferidas para a lista de atividades que podem ser delegadas. Aqui estão preferencialmente as atividades que não estão associadas aos nossos objetivos. Precisamos renunciar a elas e treinar o desapego. Chamaremos de LISTA DELEGADA.
A segunda será uma lista do que precisamos fazer, aqui colocamos as urgências e atividades que podem virar urgência. Tarefas que precisam ser concluídas, mas que não estão aderentes ao seu propósito e objetivo principal. Ela será a nossa LISTA DE ATIVIDADES.
A terceira, e mais importante, lista engloba as atividades aderentes aos objetivos e propósitos e que devem ser feitas! Essas tarefas se adiadas geram impacto direto em nossos resultados. Essa lista deve conter duas a três tarefas por dia apenas, pois estamos avaliando os grandes desafios que devemos superar e vencer. Essa será a nossa LISTA DE SUCESSO. Geralmente a falta de resultado positivo vem por negligenciar e postergar a LISTA DE SUCESSO de maneira sistêmica. Aqui está um grande sabotador chamado procrastinação.
E agora?
Bem simples, a LISTA DE SUCESSO deve ser gerenciada nos momentos marcados em verde na agenda semanal. Afinal, nada mais justo colocar o que irá gerar seu sucesso nos horários mais nobres que você possui.
A segunda lista a ser planejada é a lista de atividades DELEGADAS. Essas atividades devem ser encaminhadas para quem irá executar. Lembre-se porém que você continua responsável pelo resultado, e por isso marque os momentos de acompanhamentos nos horários livres (aqueles que não possuem o dia marcado em amarelo, nem os horários em verde).
O próximo planejamento é distribuir suas atividades a serem realizadas (LISTA DE ATIVIDADES) nos horários livres. Se surgir um imprevisto, uma urgência ou uma nova demanda, são essas tarefas e horários que devem ser realocados.
Desta forma você prioriza que suas grandes atividade, as responsáveis por seu sucesso, estão planejadas nos horários nobres e protegidas contra urgências e principalmente blindado da procrastinação.
Coloque em prática e divida seus ganhos comigo! Na próxima sexta vou disponibilizar mais um artigo sobre mentalidade Produtiva, se tiver dúvidas, sugestões e comentários não esqueça de me enviar.
Fernando dos Reis é MasterCoach e gestor de equipes de alta performance através da mentalidade produtiva alinhando pensamento, sentimento e atitudes. Para ser notificado de novas publicações: https://femoraisreis.com/novidades, ou me siga no Instagram em @fernando.dos.reis